Aperçu des fonctionnalités d'administration

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Fonctionnalités CS Care Admin

Accédez aux fonctionnalités d'administration dans CS Care en naviguant vers un projet et en cliquant sur "Paramètres" dans la barre latérale.

Navigation

• Menu de la barre latérale:

  • Aperçu

  • Dossiers

  • Mon calendrier

  • Mon équipe (administrateur uniquement)

  • Contributeurs (administrateur uniquement)

  • Fichiers du projet (seulement responsable de projet)

  • Paramètres

1. Tableau de bord d'ensemble

Fonctionnalités :

• Onglets de statistiques:

  • Statistiques au niveau du projet

  • Statistiques au niveau de l'organisation

  • Statistiques au niveau de l'utilisateur

• Cartes de statistiques:

  • Nombre total de dossiers

  • Dossiers non attribués (avec répartition ouverts/fermés)

  • Dossiers attribués (avec répartition ouverts/fermés)

  • Dossiers fermés (avec répartition non attribués/attribués)

• Mes dossiers récents:

  • Tableau de vos dossiers récemment consultés/travaillés

  • Accès rapide aux travaux récents

• Mon équipe (administrateur uniquement) :

  • Vue rapide des membres de l'équipe

  • Lien vers la gestion complète de l'équipe

Comment utiliser :

1. Basculez entre Projet, Mon organisation et Moi pour voir une variation de la répartition du nombre de dossiers/

2. Gestion de mon équipe

Autorisations : Exige canManageRoles(user) permission

Fonctionnalités :

• Voir tous les membres de l'organisation dans le projet

• Ajouter de nouveaux utilisateurs au projet

• Modifier les rôles et autorisations des utilisateurs

• Supprimer des utilisateurs du projet

• Voir les utilisateurs supprimés avec des dossiers attribués

Comment utiliser :

1. Voir les membres de l'équipe

   • Naviguez vers Mon équipe

   • Voir la liste de tous les utilisateurs

   • Filtrer et rechercher des utilisateurs

   • Voir leurs rôles et les dossiers attribués

2. Ajouter un utilisateur

   • Cliquez sur le bouton "Ajouter un nouveau membre"

   • Recherchez un utilisateur par e-mail/nom

   • Sélectionnez l'utilisateur dans les résultats

   • Attribuez un rôle de projet (utilisateur, administrateur ou rôle personnalisé)

   • Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" pour enregistrer

3. Modifier l'utilisateur

   • Cliquez sur un utilisateur

   • Mettre à jour le rôle de projet

   • Enregistrer les modifications

4. Supprimer l'utilisateur

   • Cliquez sur un utilisateur

   • Cliquez sur la corbeille pour "Supprimer"

   • Confirmer la suppression

   • L'utilisateur sera marqué comme supprimé mais les dossiers restent attribués

Remarque : Les utilisateurs ayant des dossiers attribués afficheront un badge d'avertissement. Traitez leurs dossiers avant de les supprimer.

3. Gestion des contributeurs

Autorisations : Exige canManageRoles(user) permission

Objectif : Gérer les contributeurs externes qui peuvent créer des dossiers mais n'ont pas un accès complet au projet.

Comment utiliser :

1. Voir les contributeurs

   • Accédez à la page Contributeurs

   • Voir la liste de tous les contributeurs

2. Ajouter un contributeur

   • Cliquez sur "Ajouter un contributeur"

   • Sélectionner l'organisation des contributeurs

   • Attribuer l'autorisation d'administrateur à l'organisation (pour faciliter l'intégration)

   • Cliquez sur ajouter le contributeur

3. Modifier le contributeur

   • Cliquez sur un contributeur

   • Mettre à jour les informations et autorisations

   • Enregistrer les modifications

4. Supprimer le contributeur

   • Cliquez sur un contributeur

   • Supprimer l'accès

   • Confirmer

4. Paramètres

Accédez à tous les paramètres du projet depuis cet emplacement central. Les paramètres sont organisés en sections :

A. Paramètres du projet

Modifier le projet

• Autorisations: canManageProjects(user)

• Fonctionnalités:

  • Modifier le nom du projet

  • Modifier la description du projet

  • Mettre à jour le statut du projet (actif/inactif)

  • Configurer les paramètres du projet

Comment utiliser :

1. Accédez à Paramètres → Modifier le projet

2. Mettre à jour les détails pertinents du projet

3. Enregistrer les modifications

B. Types de documents

Autorisations: canManageDocumentTypes(user)

Objectif : Gérer les types de documents qui peuvent être téléchargés ou demandés pour les dossiers.

Comment utiliser :

1. Voir les types de documents

   • Accédez à Types de documents

   • Voir la liste de tous les types de documents

2. Créer un type de document

   • Cliquez sur "Ajouter un type de document"

   • Saisir le nom

   • Ajouter une description

   • Enregistrer

3. Modifier un type de document

   • Cliquez sur un type de document

   • Mettre à jour le nom, la description ou les exigences

   • Enregistrer les modifications

4. Supprimer un type de document

   • Cliquez sur un type de document

   • Cliquez sur la corbeille pour supprimer

   • Ne peut PAS être restauré plus tard

Cas d'utilisation :

• Configuration des documents requis pour l'admission

• Création de catégories de documents pour l'organisation

• Gestion des exigences de documentation de conformité

C. Enquêtes supplémentaires

Autorisations: canManageProjects(user)

Objectif : Gérer des enquêtes supplémentaires au-delà de l'enquête d'admission.

Comment utiliser :

1. Voir les enquêtes

   • Accédez à Enquêtes supplémentaires

   • Voir la liste de toutes les enquêtes (actives et archivées)

2. Créer une enquête

   • Cliquez sur "Ajouter une enquête supplémentaire"

   • Nommer l'enquête

   • Configurer les paramètres de l'enquête

   • Ajouter une description optionnelle

   • Télécharger le fichier XML de l'enquête

   • Enregistrer

3. Modifier une enquête

   • Cliquez sur une enquête

   • Mettre à jour le XML ou les paramètres

   • Enregistrer les modifications

4. Archiver une enquête

   • Cliquez sur une enquête

   • L'archiver

   • Peut être restaurée plus tard

D. Automatisations

Autorisations: canManageProjects(user)

Objectif : Créer et gérer des flux de travail automatisés pour les dossiers.

Comment utiliser :

1. Voir les automatisations

   • Accédez à Automatisations

   • Voir la liste de toutes les automatisations

2. Créer une automatisation

   • Cliquez sur "Créer une automatisation"

   • Définir les conditions de déclenchement

   • Définir les actions à effectuer

   • Enregistrer

3. Modifier une automatisation

   • Cliquez sur une automatisation

   • Mettre à jour les conditions ou actions

   • Enregistrer les modifications

4. Activer/Désactiver l'automatisation

   • Basculer l'automatisation activée/désactivée

   • Enregistrer les modifications

Automatisations courantes :

• Attribuer automatiquement des dossiers en fonction de critères

• Envoyer des notifications lors des changements de statut

• Créer des tâches de suivi

• Mettre à jour automatiquement les indicateurs de dossier

E. Groupes de codes postaux

Autorisations: canManageZipCodeGroups(user)

Objectif : Grouper les codes postaux pour la gestion des zones de service et les rapports.

Comment utiliser :

1. Voir les groupes de codes postaux

   • Accédez à Groupes de codes postaux

   • Voir la liste de tous les groupes

2. Créer un groupe de codes postaux

   • Cliquez sur "Ajouter un groupe"

   • Saisir le nom du groupe

   • Ajouter des codes postaux (un par ligne ou séparés par des virgules)

   • Enregistrer

3. Modifier un groupe de codes postaux

   • Cliquez sur un groupe

   • Ajouter ou supprimer des codes postaux

   • Mettre à jour le nom

   • Enregistrer les modifications

4. Archiver un groupe de codes postaux

   • Archiver le groupe

   • Peut être restaurée plus tard

Cas d'utilisation :

• Organisation des zones de service

• Création de régions de rapport géographiques

• Gestion des zones de couverture

F. Modèles d'e-mail de référencement

Autorisations: canManageProjects(user)

Objectif : Créer et gérer des modèles d'e-mail pour les renvois.

Comment utiliser :

1. Voir les modèles

   • Accédez à Modèles d'e-mail de renvoi

   • Voir la liste de tous les modèles

2. Créer un modèle

   • Voir Image de marque de l'organisation

3. Définir le modèle par défaut

   • Sélectionner un modèle comme défaut

   • Il sera utilisé pour les nouveaux renvois

G. Section Statuts & Indicateurs

Statuts de dossier

• Autorisations: canManageStatuses(user)

• Objectif : Gérer les statuts des dossiers et leurs raisons

Comment utiliser :

1. Voir les statuts

   • Accédez à Statuts des dossiers

   • Voir la liste de tous les statuts (actifs et archivés)

2. Créer un statut

   • Cliquez sur "Ajouter un statut"

   • Saisir le nom du statut

   • Ajouter une description du statut

   • Ajouter des raisons de statut (si statut final)

   • Enregistrer

3. Modifier un statut

   • Cliquez sur un statut

   • Mettre à jour le nom, la description ou les raisons

   • Modifier les paramètres

   • Enregistrer les modifications

4. Archiver un statut

   • Archiver le statut

   • Les dossiers actifs conservent le statut mais ne peuvent pas être attribués à de nouveaux dossiers

Raisons de statut :

• Ajouter des raisons que les utilisateurs peuvent sélectionner lors du changement de statut (obligatoire pour les statuts fermés)

• Utile pour suivre pourquoi les dossiers sont dans des états spécifiques

Indicateurs de dossier

• Autorisations: canManageStatuses(user)

• Objectif : Créer des indicateurs pour marquer les dossiers nécessitant une attention particulière

Comment utiliser :

1. Voir les indicateurs

   • Accédez à Indicateurs de dossier

   • Voir la liste de tous les indicateurs

2. Créer un indicateur

   • Cliquez sur "Ajouter un indicateur"

   • Saisir le nom de l'indicateur

   • Définir la couleur

   • Ajouter une description

   • Enregistrer

3. Modifier un indicateur

   • Cliquez sur un indicateur

   • Mettre à jour le nom, la couleur ou la description

   • Enregistrer

4. Archiver un indicateur

   • Archiver l'indicateur

   • Retiré de la liste des indicateurs actifs

Cas d'utilisation :

• Marquer les dossiers urgents

• Identifier des populations spécifiques

• Suivre des dossiers spécifiques à un programme

Statuts publics (obsolètes)

• Autorisations: canManageStatuses(user)

• Objectif : Gérer les statuts visibles par les clients/utilisateurs externes

Statuts de suivi

• Autorisations: canManageStatuses(user)

• Objectif : Définir des statuts pour les flux de travail de suivi

Statuts de renvoi

• Autorisations: canManageStatuses(user)

• Objectif : Gérer les statuts spécifiques au suivi des renvois

H. Section Utilisateurs & Accès

Utilisateurs

• Autorisations: canManageUsers(user)

• Objectif : Voir une liste exhaustive des utilisateurs et contributeurs du projet, leur organisation et leur rôle dans le projet

Rôles du projet

• Autorisations: canManageRoles(user)

• Objectif : Créer et gérer des rôles de projet personnalisés

Comment utiliser :

1. Voir les rôles

   • Accédez à Rôles du projet

   • Voir la liste de tous les rôles personnalisés

2. Créer un rôle

   • Cliquez sur "Ajouter un rôle"

   • Saisir le nom du rôle

   • Définir les autorisations :

     • Créer des dossiers

     • Modifier des dossiers

     • Supprimer des dossiers

     • Voir tous les dossiers

     • Gérer les utilisateurs

     • Gérer les paramètres

   • Enregistrer

3. Modifier un rôle

   • Cliquez sur un rôle

   • Mettre à jour les autorisations

   • Enregistrer les modifications

4. Supprimer un rôle

   • Supprimer le rôle

   • Les utilisateurs ayant ce rôle doivent être réaffectés

Rôles par défaut :

• utilisateur - Autorisations utilisateur standard

• administrateur - Accès administratif complet

I. Section Importation

Importation de dossiers

• Autorisations: canManageProjects(user)

• Objectif : Importer des dossiers depuis un CSV ou des systèmes externes

Comment utiliser :

1. Préparer le fichier d'importation

   • Créer un fichier CSV avec les données des dossiers

   • Inclure les colonnes requises (nom, téléphone, etc.)

   • Suivre le format du modèle d'importation

2. Démarrer l'importation

   • Accédez à Importation de dossiers

   • Cliquez sur "Nouvelle importation" ou "Importer des dossiers"

   • Télécharger le fichier CSV

3. Mapper les champs

   • Associer les colonnes CSV aux champs de dossier

   • Assigner les valeurs des listes déroulantes (statut, indicateurs, etc.)

   • Aperçu des données mappées

4. Configurer les paramètres d'importation

   • Définir le responsable par défaut

   • Choisir le statut par défaut

   • Définir la gestion des doublons (ignorer, mettre à jour, créer nouveau)

5. Réviser et importer

   • Passer en revue l'aperçu des dossiers à importer

   • Cliquez sur "Importer" pour lancer le processus

   • Surveiller la progression de l'importation

   • Examiner les résultats et les erreurs d'importation

Fonctionnalités d'importation :

• Création en masse de dossiers

• Assistant de mappage des champs

• Détection des doublons

• Rapport d'erreurs

• Historique des importations

J. Intégrations tierces

Intégration DocuSign

• Autorisations: canManageNetwork(user, network)

• Objectif : Configurer DocuSign pour la signature de documents

Comment utiliser :

1. Accédez aux paramètres DocuSign

2. Saisir les identifiants API DocuSign

3. Configurer le mappage des champs personnalisés

4. Tester la connexion

5. Enregistrer les paramètres

Intégration SendSafely

• Autorisations: canManageNetwork(user, network)

• Objectif : Configurer SendSafely pour le partage sécurisé de fichiers

Comment utiliser :

1. Accédez aux paramètres SendSafely

2. Saisir les identifiants API

3. Configurer les paramètres

4. Tester la connexion

5. Enregistrer

Intégration Caredove

• Autorisations: canManageNetwork(user, network)

• Objectif : Configurer l'intégration de renvoi Caredove

Comment utiliser :

1. Accédez aux paramètres Caredove

2. Configurer la connexion API

3. Mapper les statuts entre les systèmes

4. Configurer des webhooks

5. Enregistrer les paramètres