Guide de démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs Resource
Ce guide est destiné aux conservateurs de la base de données CS Resource
Qu'est-ce que CS Resource ?
CS Resource est une plateforme de curation de ressources qui vous aide à :
Créer et gérer des ressources de service communautaire
Organiser les ressources par Agence, Site, Service et Ressource
Classer les services en utilisant des taxonomies conformes aux normes du secteur
Définir les zones de service et les critères d'éligibilité
Maintenir les informations sur les ressources exactes et à jour
Concepts clés
Agence: Une organisation qui fournit des services (par ex., "Homeless Services Network")
Site: Un emplacement physique ou virtuel où les services sont fournis (par ex., "Downtown Shelter")
Service: Un type de service proposé (par ex., "Emergency Shelter", "Food Assistance")
Ressource: Le service réellement disponible = Site + Service combinés
Taxonomie: Système de classification conforme aux normes du secteur
Zone de service: Régions géographiques où les services sont disponibles
Votre niveau d'accès
Votre accès dépend de votre rôle :
Lecteur: Accès en lecture seule
Rédacteur: Peut créer et modifier des ressources
Superadmin: Accès complet incluant la gestion des paramètres
Comprendre la hiérarchie des ressources
La structure à quatre niveaux
Exemple
Règles importantes
Ressource = Site + Service
La ressource DOIT avoir un site
La ressource DOIT avoir un service
Unicité
Chaque combinaison Site + Service crée une Ressource unique
Même service sur des sites différents = ressources différentes
Hiérarchie
Les sites appartiennent aux agences
Les services appartiennent aux agences et aux sites
Les ressources combinent Sites et Services
Créer votre première ressource
Pour créer une ressource, une agence, un site et un service doivent exister. Les étapes ci-dessous vous guideront pour sélectionner ou créer chaque entité requise pour la création de la ressource.
Étape 1 : Sélectionner l'agence
Option A : Utiliser une agence existante
Cliquez sur le menu déroulant Agence
Recherchez ou sélectionnez l'agence
Si l'agence a plusieurs sites, vous sélectionnerez le site ensuite
Option B : Créer une nouvelle agence
Cliquez sur "Create New Agency"
Remplissez les informations de l'agence :
Nom (obligatoire)
Description
Statut juridique
Informations sur le directeur
Informations de contact
Enregistrez l'agence
Étape 2 : Sélectionner le site au sein de l'agence
Si l'agence a des sites :
Le menu déroulant Site apparaîtra
Sélectionnez le site approprié
Ou créez un nouveau site si nécessaire
Étape 3 : Sélectionner le service au sein de l'agence
Option A : Utiliser un service existant
Cliquez sur le menu déroulant Service
Recherchez ou sélectionnez le service
Si le service n'existe pas, créez-en un nouveau
Option B : Créer un nouveau service
Cliquez sur "Create New Service"
Remplissez les informations du service :
Nom (obligatoire)
Description (obligatoire)
Statut
Classification par taxonomie (voir ci-dessous)
Enregistrez le service
Étape 4 : Compléter les informations de la ressource
Remplissez les détails spécifiques à la ressource :
Informations de base
Description: Décrivez ce que cette ressource offre
Statut: Active ou Inactive
Alias: Noms alternatifs (optionnel)
Zone de service (Obligatoire)
Région de la zone de service: Sélectionnez des régions (par ex., "Central LA", "Westside")
Sous-zone de service: Sélectionnez des sous-zones au sein des régions
Codes postaux: Codes postaux spécifiques desservis
Utilisez le sélecteur de zone de service pour choisir parmi les zones prédéfinies
Détails du service
Frais: Informations sur les coûts (par ex., "Gratuit", "Frais de dossier $50")
Procédure de demande: Comment postuler pour le service
Exigences du service: Critères d'éligibilité (ceci sera un menu déroulant de termes Y)
Exclusions du service: Qui ne peut pas utiliser ce service (ceci sera un menu déroulant de termes Y)
Conditions du service (exemples courants listés)
Exigences d'âge
Limites de revenu
Exigences de résidence
Autres critères d'éligibilité
Informations de contact
Remarque : Toutes les informations de contact, à l'exception d'une URL de site web, sont extraites du site. Elles ne peuvent pas être créées seules au niveau de la ressource
Téléphones: Numéros de téléphone (peut en ajouter plusieurs)
Numéro, poste, type, fonction
Courriels: Adresses e-mail (peut en ajouter plusieurs)
Adresses: Adresses physiques (peut en ajouter plusieurs)
Sites web: URL et références
Heures d'ouverture
Définir les heures pour chaque jour de la semaine
Notes sur les heures
Étape 5 : Classer avec la taxonomie
Qu'est-ce que la taxonomie ?
Classification conforme aux normes du secteur
Aide à catégoriser les ressources de manière cohérente
Requis pour les services
Comment classer :
Cliquez sur la section "Taxonomy"
Parcourez ou recherchez des termes de taxonomie
Sélectionnez le Terme de taxonomie pour décrire le service fourni (obligatoire)
Sélectionnez éventuellement un Terme(s) cible pour spécifier la population démographique éligible à recevoir le service (classifications supplémentaires)
Enregistrer
Étape 6 : Enregistrer votre ressource
Vérifiez toutes les informations
Vérifiez les erreurs de validation (marquées en rouge)
Cliquez sur "Save" ou "Create Resource"
Le système validera et enregistrera
Vous serez redirigé vers la page de vue de la ressource
Erreurs de validation courantes
Champs obligatoires manquants: Agence, Service, Zone de service, Frais, Procédure de demande, Terme de taxonomie
Format invalide: Numéros de téléphone, e-mails, codes postaux
Recherche dans les enregistrements de la base de données
Accéder à la recherche
Cliquez sur "Search" dans la navigation principale
Choisissez le type de recherche :
Recherche d'agence: Rechercher des agences
Recherche de site: Rechercher des sites
Recherche de service: Rechercher des services
Recherche de ressource: Rechercher des ressources
Recherche de ressource
Remarque : Toutes les recherches par défaut recherchent automatiquement uniquement les enregistrements ACTIFS. pour rechercher les deux, spécifiez-le avant la recherche.
Recherche basique
Saisissez des mots-clés dans la zone de recherche
La recherche porte sur :
Noms de services
Noms d'agences
Noms de sites
Descriptions
Alias
Les résultats apparaissent instantanément (recherche en temps réel)
Filtres avancés
Par taxonomie : (Recherche de ressource uniquement)
Filtrer par terme de taxonomie
Filtrer par termes cibles
Par zone de service : (Recherche de ressource uniquement)
Filtrer par région
Filtrer par sous-zone
Filtrer par code postal
Par statut :
Ressources actives uniquement
Ressources inactives
Inclure supprimés
Par localisation : (Recherche de ressource uniquement)
Filtrer par adresse
Filtrer par caractéristiques d'accessibilité
Par agence/site :
Filtrer par nom d'agence
Filtrer par nom de site
Filtrer par statut juridique
Filtrer par statut de mise à jour annuelle
Conseils de recherche
Utiliser plusieurs mots-clés: "food pantry downtown"
Essayer des synonymes: "shelter", "housing", "residence"
Utiliser des filtres: Combiner la recherche par mot-clé avec des filtres
Recherche par téléphone: Utiliser un numéro de téléphone pour trouver des ressources spécifiques
Résultats de la recherche
Chaque résultat affiche :
Nom de la ressource (Service + Site + Agence)
Description du service
Emplacement et distance
Informations de contact
Indicateur de statut
Actions disponibles :
Cliquez sur la ressource pour voir les détails
Cliquez sur "Edit" pour modifier
Modification des ressources
Accéder au mode édition
Depuis la vue de la ressource :
Ouvrez une ressource (depuis la recherche ou la liste)
Cliquez sur "Edit" bouton
Le formulaire d'édition apparaîtra
Depuis les résultats de recherche :
Trouvez la ressource dans la recherche
Cliquez dessus
Cliquez sur le bouton "Edit"
Que pouvez-vous modifier ?
Informations de base
Description
Statut (Active/Inactice)
Raison d'inactivité (si inactive)
Noms alias
Zone de service
Ajouter ou supprimer des régions
Mettre à jour les sous-zones
Modifier les codes postaux
Détails du service
Frais
Procédure de demande
Exigences du service
Exclusions du service
Conditions du service
Informations de contact
Remarque :
Ajouter/modifier des téléphones
Ajouter/modifier des e-mails
Ajouter/modifier des adresses
Ajouter/modifier des sites web
Mettre à jour les heures d'ouverture
Taxonomie
Changer le terme de taxonomie principal
Ajouter/supprimer des termes cibles
Pièces jointes
Télécharger de nouveaux documents
Supprimer des pièces jointes existantes
Enregistrement des modifications
Effectuez vos modifications
Vérifiez les modifications
Cliquez sur "Save" ou "Update Resource"
Le système valide et enregistre
Les modifications sont enregistrées dans la piste d'audit
Mode Vue vs Mode Édition
Mode Vue: Lecture seule, affiche toutes les informations
Mode Édition: Permet les modifications
Basculez entre les modes à l'aide des boutons "Edit" et "View"
Gestion des agences, sites et services
Création/édition d'agences
Quand créer :
Nouvelle organisation à ajouter
Organisation pas encore dans le système
Comment créer :
Accédez à la section "Agency"
Cliquez sur "Create New Agency"
Remplissez :
Nom (obligatoire)
Description
Nom et titre du directeur
Statut juridique
Informations financières (EIN, code fiscal)
Informations de contact
Heures d'ouverture
Enregistrer
Modification :
Ouvrir l'agence
Cliquez sur "Edit"
Modifier les champs
Enregistrer les modifications
Création/édition de sites
Quand créer :
L'agence a un nouvel emplacement
Une adresse physique doit être suivie
Comment créer :
Allez à la section "Site" ou créez depuis l'agence
Cliquez sur "Create New Site"
Remplissez :
Nom (obligatoire)
Description
Agence (obligatoire)
Adresse
Informations de contact
Heures d'ouverture
Enregistrer
Création/édition de services
Quand créer :
Nouveau type de service proposé
Service pas encore classifié
Comment créer :
Allez à la section "Service"
Cliquez sur "Create New Service"
Remplissez :
Nom (obligatoire)
Description (obligatoire)
Agence (obligatoire)
Site (optionnel)
Statut
Terme de taxonomie (obligatoire - sélectionnez depuis la taxonomie)
Termes cibles (optionnels)
Enregistrer
Important pour les services :
Doit avoir une classification par taxonomie
Peut appartenir à une agence ou à un site spécifique
Le même service peut exister sur plusieurs sites
Fonctionnalités clés
1. Classification par taxonomie
Ce que c'est :
Catégorisation standardisée des services
Basé sur les normes de taxonomie
Assure une classification cohérente
Comment l'utiliser :
Ouvrez le formulaire d'édition du service
Cliquez sur la section "Taxonomy"
Parcourez ou recherchez la hiérarchie de la taxonomie
Sélectionnez le terme principal (obligatoire)
Sélectionnez éventuellement des termes cibles
Enregistrer
Pourquoi c'est important :
Permet une recherche cohérente
Autorise une catégorisation correcte
Requis pour la création de services
Aide pour les rapports
2. Zones de service
Structure :
Régions: Grandes zones (par ex., "Central LA")
Sous-zones: Zones plus petites au sein des régions (par ex., "Downtown")
Codes postaux: Codes postaux spécifiques
Comment gérer :
Utilisez le sélecteur de zone de service lors de la modification de la ressource
Sélectionnez des régions dans le menu déroulant
Sélectionnez des sous-zones pour chaque région
Ajoutez des codes postaux pour des zones spécifiques
Peut ajouter plusieurs régions/sous-zones
Bonne pratique :
Soyez précis concernant les zones de service
Mettez à jour lorsque la zone de service change
Utilisez les codes postaux pour des limites précises
3. Conditions du service
Ce que c'est :
Exigences d'éligibilité
Limites d'âge, limites de revenu, exigences de résidence
Comment ajouter :
Dans le formulaire d'édition de la ressource
Trouvez la section "Service Conditions" ou "Eligibility"
Sélectionnez les types de conditions
Saisissez les valeurs (par ex., "Âge : 18-65", "Revenu : moins de 50 000 $")
Enregistrer
4. Heures d'ouverture
Définir les heures :
Allez à la section "Hours"
Définissez les heures pour chaque jour :
Lundi à dimanche
Peut indiquer "Fermé"
Peut définir plusieurs plages horaires par jour
Ajouter des heures spéciales pour les jours fériés
Ajouter des notes sur les heures
Enregistrer
Bonnes pratiques :
Soyez précis sur les heures
Mettez à jour pour les horaires des jours fériés
Ajoutez des notes pour les heures irrégulières
5. Informations de contact
Types d'informations de contact :
Téléphones: Peut en ajouter plusieurs
Inclure le type (voix, fax, TTY)
Inclure la fonction (principal, hotline, après les heures)
Inclure le poste si nécessaire
Courriels: Peut en ajouter plusieurs
Inclure la description/objectif
Adresses: Peut en ajouter plusieurs
Emplacements physiques
Adresses postales
Sites web: URL et références
Ajouter des informations de contact :
Trouvez la section pertinente (Téléphone, E-mail, Adresse, Site web)
Cliquez sur "Add" ou le bouton "+"
Remplissez les informations
Enregistrer
6. Pièces jointes de documents
Ce qu'il faut télécharger :
Formulaires de candidature
Brochures
Flyers
Documents de politique
Toute documentation pertinente
Comment télécharger :
Allez à la section "Attachments"
Cliquez sur "Upload" ou "Add Document"
Sélectionnez le(s) fichier(s)
Attendez la fin du téléchargement
Les fichiers apparaissent dans la liste des pièces jointes
7. Journaux d'audit
Ce qu'ils suivent :
Toutes les modifications apportées aux ressources
Qui a fait les modifications
Quand les modifications ont été apportées
Ce qui a été modifié
Afficher les journaux d'audit :
Ouvrez la ressource
Trouvez la section "Audit Log" ou "History"
Voir la liste des modifications
Cliquez sur les entrées pour les détails
Tâches et tableau de bord
Aperçu du tableau de bord
Le tableau de bord fournit :
Vos tâches: Tâches qui vous sont assignées
Tâches non assignées: Tâches nécessitant une affectation
Activité récente: Derniers changements dans le système
Statistiques des ressources: Aperçu des ressources
Statistiques personnelles: Résumé de votre activité
Gestion des tâches
Qu'est-ce que les tâches ?
Éléments de travail qui vous sont assignés ou assignés à d'autres
Peuvent être liés à des agences, sites, services ou ressources
Ont des priorités et des dates d'échéance
Visualisation des tâches :
Aller au tableau de bord
Voir la section « Mes tâches »
Afficher les tâches par :
Date d'échéance
Priorité
Type
Statut
Compléter les tâches :
Ouvrir la tâche
Examiner les détails
Effectuer le travail requis
Ajouter des commentaires
Marquer comme terminé
Créer des tâches :
(Si vous avez les autorisations)
Aller à la ressource/agence/site/service
Cliquer sur « Créer une tâche »
Remplissez :
Description
Priorité
Date d'échéance
Assigner à un utilisateur
Enregistrer
Métriques et statistiques
Ce que vous verrez :
Total des ressources
Nombre actifs vs inactifs
Changements récents
Résumé de votre activité
Statistiques à l'échelle de l'organisation (si admin)
Bonnes pratiques
Qualité des données
Soyez précis
Vérifiez toutes les informations avant de sauvegarder
Vérifiez les numéros de téléphone et les adresses
Confirmez les zones et les horaires de service
Soyez complet
Remplissez tous les champs obligatoires
Ajoutez des informations optionnelles lorsque disponibles
Incluez des détails utiles
Soyez cohérent
Utilisez des conventions de nommage standard
Suivez les directives de taxonomie
Maintenez un formatage cohérent
Maintenez à jour
Mettez les informations à jour régulièrement
Supprimez les informations obsolètes
Marquez correctement les ressources inactives
Création de ressources
Commencez par l'agence/le site/le service
Vérifiez leur existence avant de créer la ressource
Créez d'abord les composants manquants si nécessaire
Compléter les zones de service
Soyez précis sur les zones couvertes
Utilisez les codes postaux pour la précision
Mettez à jour lorsque les zones changent
Ajouter la taxonomie
Classez toujours les services avec la taxonomie
Sélectionnez le terme principal le plus approprié
Ajoutez des termes cibles pour une meilleure classification
Inclure les informations de contact
Ajoutez tous les moyens de contact pertinents
Incluez les heures d'ouverture
Fournissez des adresses complètes
Recherche et organisation
Utilisez un nommage cohérent
Standardisez les noms d'agences
Utilisez des noms de services cohérents
Incluez des alias pour les variations
Taguer de manière appropriée
Utilisez des balises pour la catégorisation
Aide au filtrage et au reporting
Documenter les changements
Ajoutez des notes lors de changements importants
Expliquez les raisons d'inactivité
Notez la source des informations
Communication
Ajouter des notes
Documenter les circonstances particulières
Noter les dates de vérification
Inclure les informations de source
Utiliser les raisons d'inactivité
Fournissez toujours une raison lors du marquage en inactif
Aide à suivre pourquoi les ressources sont indisponibles
Mettre à jour régulièrement
Examinez les ressources périodiquement
Mettez à jour lors des mises à jour annuelles
Répondez aux demandes de changement
Dépannage
Problème : Impossible de créer la ressource
Vérifiez :
Avez-vous le rôle Éditeur ou Administrateur ?
L'agence est-elle sélectionnée ?
Le service est-il sélectionné ?
Les champs requis sont-ils complétés ?
Solution :
Vérifiez vos autorisations avec l'administrateur
Complétez tous les champs obligatoires (marqués d'un *)
Vérifiez les erreurs de validation
Problème : Zone de service non disponible
Vérifiez :
Les zones de service sont-elles configurées pour votre organisation ?
Le code postal est-il valide ?
Solution :
Contactez l'administrateur pour ajouter des zones de service
Vérifiez le format du code postal (5 chiffres)
Utilisez des régions plus larges si la zone spécifique n'est pas disponible
Problème : Taxonomie ne se charge pas
Vérifiez :
Connexion Internet
Accès à l'API de taxonomie
Solution :
Actualisez la page
Vérifiez la connexion Internet
Contactez l'informatique si le problème persiste
Problème : Impossible de trouver une ressource existante
Solutions :
Vérifiez si la ressource est inactive (filtrer par statut)
Cherchez avec des mots-clés différents
Recherchez par nom d'agence ou de site
Vérifiez si vous avez accès à cette agence/ce site
Problème : Les modifications ne sont pas enregistrées
Vérifiez :
Y a-t-il des erreurs de validation ?
Êtes-vous en mode édition ?
Avez-vous l'autorisation d'enregistrer ?
Solution :
Corrigez les erreurs de validation (marquées en rouge)
Assurez-vous d'avoir cliqué sur le bouton « Modifier »
Vérifiez que votre rôle a les permissions d'édition
Essayez d'actualiser la page et d'enregistrer à nouveau
Problème : Impossible d'accéder à certaines ressources
Raison :
Les ressources peuvent être dans une organisation différente
Solution :
Vérifiez que l'entité que vous tentez d'accéder se trouve dans votre organisation actuelle
Contactez l'administrateur si un accès est nécessaire
Référence rapide
Champs requis pour la ressource
✅ Agence (obligatoire)
✅ Service (obligatoire)
✅ Description du service (obligatoire)
✅ Région de la zone de service (obligatoire)
✅ Sous-zone de service (obligatoire)
✅ Frais (obligatoire)
✅ Procédure de candidature (obligatoire)
Checklist de création de ressources
Valeurs de statut
Actif: La ressource est actuellement disponible
Inactif: Ressource temporairement ou définitivement indisponible
Raisons d'inactivité:
Supprimer
Vous êtes prêt à commencer à organiser les ressources ! Bonne chance ! 🎯
Mis à jour
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