Guide de démarrage rapide pour les nouveaux utilisateurs Care
Ce guide vous aide à démarrer avec la gestion quotidienne des dossiers. Il est rédigé pour les utilisateurs de soins généraux qui font ne pas disposent pas des autorisations d’administrateur. Si vous devez configurer des projets, des rôles ou des paramètres, contactez l’administrateur de votre projet ou système.
Table des matières
Premiers pas
S’orienter
Travailler avec les dossiers
Page des enquêtes
Statut, affectation et association du dossier
Étiquetage et notation des dossiers
Enquêtes en cours
Page des références
Créer et envoyer des références
Documenter les suivis des références
Page des fichiers
Page Calendrier et journal d’activité
Conseils et bonnes pratiques
Dépannage
Obtenir de l’aide
Premiers pas
Qu’est-ce que CS Care ?
CS Care est un système de gestion de dossiers qui vous aide à :
Gérer les dossiers des clients depuis l’admission jusqu’à la clôture
Suivre le statut et l’affectation des dossiers
Créer et suivre des références vers des services
Planifier et effectuer des suivis
Ajouter des notes et des documents
Remplir des enquêtes liées aux dossiers
Concepts clés
Dossier: Un dossier lié à un profil client (anonyme ou autre) ; tout le travail (références, suivis, notes) est rattaché à un dossier
Profil: Les informations PII du client et l’historique (gérés dans le système global)
Projet: Le programme ou l’initiative auquel le dossier appartient (défini par votre organisation)
Statut: Où en est le dossier dans le flux de travail (par ex., Nouveau, En cours, En attente, Clôturé)
Référence: Un lien entre le dossier et un service ou une ressource spécifique
Suivi: Un point de contrôle planifié ou un résultat lié à une référence ou à un dossier
Votre accès
En tant qu’utilisateur de soins (non administrateur), vous pouvez :
Afficher les dossiers auxquels vous avez accès (généralement les dossiers de votre organisation, et parfois les dossiers partagés du réseau)
Ouvrir, mettre à jour et travailler sur les dossiers dans les limites de vos autorisations
Modifier le statut d’un dossier (dans les statuts et règles définis par votre projet)
Ajouter des notes, des documents, des références et des suivis
Remplir les enquêtes demandées pour un dossier
S’orienter
Connexion
Ouvrez CS Care dans votre navigateur (votre organisation fournira le lien).
Connectez-vous avec vos identifiants.
Vous arriverez sur la page d’accueil du réseau de votre organisation.
Navigation principale
Réseaux et projets: Utilisez les bulles pour accéder aux réseaux et projets. Les réseaux et projets visibles dépendent de votre accès.
Aperçu: Tableau de bord du projet avec dénombrement des dossiers et vos dossiers récents.
Dossiers: Lister et rechercher des dossiers dans le projet actuel.
Mon calendrier: Votre vue calendrier pour les suivis et tâches de rappel définis dans vos dossiers
Aperçu / Tableau de bord
Sur la page d’aperçu du projet, vous verrez généralement :
Nombre de dossiers (total, non assignés, assignés, clôturés)
Mes dossiers récents: Raccourci vers les dossiers sur lesquels vous avez travaillé
Utilisez « Voir tout » ou « Dossiers » pour ouvrir la liste complète des dossiers.
Travailler avec les dossiers
Ouvrir la liste des dossiers
Sélectionnez le réseau et projet.
Allez à Dossiers dans la barre latérale.
Vous verrez une liste des dossiers que vous êtes autorisé à consulter.
Trouver un dossier
Recherche rapide
Utilisez la boîte de recherche pour rechercher par code dossier, nom du client ou d’autres champs visibles (en fonction de la configuration du projet).
Filtres
Toute colonne avec une icône de filtre peut être filtrée directement sur la page des dossiers.
Filtrer par statut (par ex., Ouvert, Clôturé).
Filtrer par affectation (par ex., Assigné à moi, Non assigné).
Utilisez tout autre filtre ajouté par votre projet (par ex., date, programme).
Recherche avancée
Lorsque les filtres de base sont insuffisants pour trouver la vue de dossiers requise, la recherche avancée peut être utilisée pour créer des filtres plus dynamiques.
Règles composées pour créer un filtrage spécifique des dossiers
Limiter une règle par champ (c.-à-d. impossibilité d’avoir plusieurs règles avec des sorties différentes pour un même champ)
Ouvrir un dossier
Cliquez sur un code dossier pour ouvrir la vue détaillée du dossier.
Une fois dans un dossier, les pages suivantes s’affichent dans le coin inférieur gauche de la page :
Enquêtes
Références
Fichiers
Calendrier
Journal d’activité
Plan de soins
Page des enquêtes
Afficher les informations du dossier et du client
Code dossier: Identifiant unique pour le dossier
Assigné à: À qui le dossier est assigné (si quelqu’un)
Statut: Statut actuel du dossier
Collaborateurs : Membres du projet ayant un accès collaboratif au dossier
Notes : Notes du dossier
Profil/client: Nom et informations client de base
Vous pouvez tout voir ; ce que vous pouvez modifier dépend de votre rôle (par ex., statut, affectation, notes).
Statut, affectation et association du dossier
Comprendre les statuts de dossier
Chaque projet a un ensemble de statuts (par ex., Nouveau, En cours, En attente, Clôturé).
Les statuts de clôture exigent un motif pour être enregistrés
Les statuts peuvent être modifiés soit directement depuis un dossier, soit depuis la page des dossiers.
La mise à jour en masse des statuts peut être effectuée sur la page des dossiers
Si vous ne voyez pas le changement de statut attendu, le flux de travail de votre projet peut ne pas le permettre — demandez à votre administrateur.
Les flux de statut sont souvent utilisés comme actions dans des automatisations ; ils ne requièrent donc pas toujours une intervention utilisateur pour la mise à jour.
Clôturer un dossier
Lorsque le dossier est terminé (par ex., services fournis, client plus engagé) :
Ouvrez le dossier.
Définissez le statut sur Fermé le statut (ou équivalent) utilisé dans votre projet.
Sélectionnez un motif de clôture
Certains projets exigent certaines étapes avant la clôture (par ex., tous les suivis terminés, statuts des références mis à jour). Si la clôture est bloquée, complétez ces étapes ou demandez à votre administrateur ce qui est requis.
Rouvrir un dossier
Si vous devez travailler à nouveau sur un dossier clôturé :
Ouvrez le dossier clôturé.
Si votre rôle le permet, vous verrez une option pour Rouvrir ou pour revenir à un statut ouvert.
Si vous ne voyez pas l’option de réouverture ou le statut dont vous avez besoin, votre projet peut restreindre la réouverture — contactez votre administrateur.
Affectation des dossiers
Les dossiers peuvent être non assignés ou assignés à un utilisateur (parfois à une équipe) soit directement depuis un dossier, soit depuis la page des dossiers.
L’affectation en masse des dossiers peut être effectuée sur la page des dossiers
S’assigner à soi-même: Si vous avez l’autorisation, utilisez « M’assigner » ou choisissez votre nom dans le menu déroulant d’affectation et enregistrez.
Assigner à quelqu’un d’autre: Si votre rôle le permet, choisissez un autre utilisateur dans la liste d’affectation et enregistrez.
Ajouter des collaborateurs au dossier
Des collaborateurs peuvent être ajoutés à un dossier par tout utilisateur ayant un accès complet au dossier
Les collaborateurs peuvent appartenir à votre propre organisation ou à une organisation partenaire opérant dans le projet
L’accès au dossier qu’un collaborateur possède dépend de son rôle dans le projet
Tout ce qu’un collaborateur fait sur un dossier est suivi dans le journal d’activité.
Ajouter des dossiers liés
La relation entre dossiers ne peut être initiée que depuis un dossier qui n’est pas anonyme
La recherche initiale par nom accepte une recherche par prénom ou nom de famille
Une recherche de nom « vide » permettra une recherche sur l’ensemble du réseau de tous les profils non anonymes
La relation de dossier aide à donner un contexte supplémentaire sur les associations d’un client et les services historiques reçus à travers et au sein d’un réseau
Étiquetage et notation des dossiers
Utilisation des attributs de dossier
Tous les projets n’utilisent pas les attributs de dossier ; toutefois, lorsqu’ils existent, ils indiquent des identifiants importants. Les attributs de dossier sont souvent, mais pas toujours, utilisés pour ce qui suit :
Pour stocker des identifiants uniques de systèmes externes (UID)
Pour étiqueter des métriques spécifiques au projet (téléversées via importation en masse)
Drapeaux de dossier
Des drapeaux peuvent être ajoutés et résolus depuis un dossier actif
Le marquage en masse peut être effectué depuis la page des dossiers
Les drapeaux sont configurés selon les besoins d’un projet et peuvent être compris dans le contexte du protocole du projet
Notes de dossier
Notes sont destinées aux commentaires, résumés et mises à jour liés au dossier.
Elles sont horodatées et indiquent qui les a rédigées.
Ajouter une note
Ouvrez le dossier.
Trouvez la Notes section.
Tapez votre note et enregistrez (ou utilisez « Ajouter une note » puis enregistrez).
Modifier ou supprimer
Si votre rôle le permet, vous verrez modifier/supprimer sur vos propres notes. Vous ne pouvez généralement pas modifier les notes d’autrui.
Enquêtes en cours
Types d’enquêtes
Profil client : Complété ou sélectionné au moment de la création du dossier
Évaluation d’admission: Complétée au moment de la création du dossier (toute source ouverte)
Enquêtes supplémentaires: Votre projet peut demander une collecte de données supplémentaire pendant la gestion du dossier. Les enquêtes supplémentaires peuvent être complétées une ou plusieurs fois, selon le flux de travail du projet
Suivi de référence: Votre projet peut demander une collecte de données supplémentaire sur les suivis de références. Les enquêtes de suivi peuvent être complétées plusieurs fois par référence. (Seule enquête non présente sur la page des enquêtes)
Accéder aux enquêtes
Ouvrez un dossier.
Depuis la Enquêtes page, le profil client, l’admission et les enquêtes supplémentaires peuvent être consultés, modifiés et téléchargés (individuellement ou collectivement)
Depuis la Références page, l’enquête de suivi de référence peut être créée, consultée et modifiée depuis n’importe quel enregistrement de référence existant.
Tous les programmes n’ont pas d’enquête de suivi de référence
Envoyer des enquêtes supplémentaires
Vous pouvez demander la collecte de données pour toute enquête hébergée en tant qu’enquête supplémentaire via des demandes d’enquête
Pour envoyer une demande :
Ouvrez un dossier
Depuis la Enquêtes page, cliquez sur " + Nouvelle enquête supplémentaire"
Cliquez sur Demander l’enquête
Sélectionnez le type d’enquête
Saisissez l’e-mail du destinataire de la demande d’enquête
L’historique des activités des demandes d’enquête est listé en bas de la page des enquêtes. Les demandes en attente peuvent être supprimées et renvoyées. Les enquêtes supplémentaires qui autorisent plusieurs réponses peuvent être demandées selon les besoins.
Exporter les réponses aux enquêtes
Les données d’enquête peuvent être exportées de trois façons, selon le besoin :
Exporter depuis un dossier :
Exporter toutes les réponses aux enquêtes : Cet export fournit un rapport PDF exhaustif de toutes les enquêtes complétées pour un seul dossier. Cela ne peut être extrait que depuis un dossier.
Exporter une enquête : Cet export fournit un rapport PDF de l’enquête individuelle sélectionnée depuis un dossier
Exporter depuis la page des dossiers (Peut nécessiter des autorisations supplémentaires) :
Les enquêtes à l’échelle du projet peuvent être exportées via le bouton Exporter
Tous les filtres peuvent être utilisés pour filtrer l’exportation des dossiers
Les exportations d’enquêtes supplémentaires, de références et de suivis ne peuvent être filtrées que par date
Page des références
Ce que sont les références
Une référence lie le dossier à un service ou une ressource spécifique. Le système suit :
Quelle ressource a été référée (inclut le besoin de service et la taxonomie)
Quand elle a été créée
Statut (par ex., Envoyé, Accepté, Complété)
Comment elle a été envoyée (par ex., e-mail, SMS), le cas échéant
Afficher les références
Ouvrez le dossier.
Allez à la Références section.
Vous verrez toutes les références de ce dossier avec leur statut et leurs détails.
Créer une référence
Dans le dossier, ouvrez la Références section.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle référence.
Recherchez ou sélectionnez la ressource (service/organisation) à référer.
Saisissez toute information requise pour faciliter la recherche (par ex., nom de l’agence, terme cible).
Cliquez sur Référer cette ressource
Cliquez n’importe où en dehors de la fenêtre contextuelle de recherche de ressources ou cliquez sur 'X' pour revenir à la page principale des références. La référence est maintenant attachée au dossier
Envoyer une référence (e-mail / SMS)
Si votre projet permet l’envoi de références par e-mail ou SMS :
Ouvrez la référence dans le dossier.
Cliquez sur Examiner et envoyer les références
Sélectionnez les références à envoyer par e-mail, SMS ou les deux
Confirmez l’e-mail et/ou le numéro de téléphone (préremplis à partir du profil du dossier)
Cliquez sur Envoyer
Mettre à jour le statut de la référence
Lorsque vous connaissez l’issue d’une référence (par ex., le client a assisté, a refusé) :
Ouvrez la référence dans le dossier.
Mettez à jour le statut de la référence sur la valeur appropriée (par ex., Complété, Non-présentation).
Suivis
Que sont les suivis
Les suivis sont des points de contrôle planifiés ou des activités de résultat, liés à une référence sur le dossier. Ils aident à suivre si les services ont été utilisés et quel a été le résultat.
Afficher les suivis
Par dossier (rappels de suivi uniquement) :
Ouvrez le dossier
Allez à la Calendrier section
Cliquez sur Afficher l’historique pour afficher une liste exhaustive des rappels de suivi complétés
Par charge de cas utilisateur :
Ouvrez Mon calendrier dans le panneau de navigation à gauche
Par référence (rappels généraux et de suivi) :
Ouvrez le dossier
Allez à la Références section
Cliquez sur le caret de la référence pour voir tous les suivis
Vous verrez les suivis planifiés et complétés, souvent avec des dates d’échéance et un statut.
Créer un suivi
Dans le dossier, ouvrez la Références section
Cliquez sur le caret et cliquez sur +Nouveau suivi pour ajouter un suivi immédiatement ou "+ Ajouter un rappel" pour ou planifier un suivi à une date ultérieure.
Lors de l’ajout d’un suivi, sélectionnez le statut et la date
Les notes sont facultatives
Cliquez sur Compléter l’enquête de suivi pour ajouter des données de suivi supplémentaires (si disponible) OU
Cliquez sur Enregistrer le suivi pour compléter l’entrée en cours
Page des fichiers
Pièces jointes
Les pièces jointes sont des fichiers rattachés au dossier (par ex., formulaires, consentements, évaluations)
Votre projet définit quels types de documents existent
Les documents peuvent être attachés et téléchargés directement dans Care ou demandés au client via Send Safely (États-Unis uniquement)
Afficher les documents
Ouvrez le dossier.
Allez à la Fichiers section.
Ouvrez ou téléchargez les fichiers au besoin dans les pièces jointes
Téléverser un document
Dans la Fichiers section, utilisez +Ajouter un fichier
Sélectionnez le type de document
Choisissez le(s) fichier(s) et téléversez.
Demander un document
Dans la section Fichiers, utilisez Demander via SendSafely
Sélectionnez le type(s) de document
Saisissez l’e-mail du destinataire
Cliquez sur Demander des documents
Si vous avez besoin d’un nouveau type de document ou de règles de document différentes, cela est configuré par votre administrateur.
Page Calendrier et journal d’activité
Mon calendrier
Utilisé pour voir vos suivis et tâches par date. De là, vous pouvez ouvrir le dossier lié et compléter le suivi.
Journal d’activité
Utilisé comme aperçu résumé des transactions d’un dossier de tous les événements de transaction effectués sur un dossier par tout utilisateur du projet ayant accès au dossier.
Conseils et bonnes pratiques
Flux de travail quotidien
Commencez par Aperçu ou Dossiers et filtrez par Assigné à moi ou Ouvrir pour voir votre charge de travail.
Utilisez Mes dossiers récents pour un accès rapide aux dossiers sur lesquels vous travaillez activement.
Mettre à jour statut et affectation lorsque vous commencez ou transférez un dossier afin que votre équipe voie l’état actuel.
Ajouter notes après des appels ou décisions importants afin que d’autres (et vous plus tard) aient le contexte.
Références et suivis
Créer références dès que vous donnez au client des informations sur les ressources, puis mettez à jour le statut lorsque vous avez des nouvelles.
Programmer suivis en même temps (par ex., « rappeler dans 2 semaines ») afin qu’ils apparaissent dans votre calendrier.
Compléter les suivis et mettre à jour les statuts des références pour que les rapports et tableaux de bord restent précis.
Notes et documents
Conservez-les notes claires et brèves ; incluez la date du contact et les prochaines étapes lorsque c’est pertinent.
Téléversez des documents avec des noms cohérents (par ex., « Consentement – [date] ») afin qu’ils soient faciles à retrouver ultérieurement.
Quand vous n’êtes pas sûr
Statut ou flux de travail: Demandez à votre superviseur ou à l’administrateur du projet.
Nouveaux types de documents, statuts ou champs: Ceux-ci sont définis par les administrateurs ; soumettez une demande si vous avez besoin de quelque chose de nouveau.
Accès à un autre projet ou réseau: Demandez l’accès via votre administrateur.
Dépannage
Je ne vois pas un projet ou réseau
Votre compte peut ne pas être ajouté à ce projet ou réseau. Contactez l’administrateur de votre projet ou système pour obtenir l’accès.
Je ne peux pas changer le statut / l’affectation / la référence
Votre rôle peut ne pas permettre cette action, ou le flux de travail peut ne pas autoriser cette transition. Réessayez l’action ; si elle est toujours bloquée, demandez à votre administrateur.
Je ne trouve pas un dossier
Vérifiez le projet et réseau dans lequel vous vous trouvez.
Utilisez la recherche et les filtres (statut, affectation, date).
Si le dossier se trouve dans une autre organisation ou projet, vous pouvez ne pas y avoir accès — confirmez avec votre administrateur.
Les options de référence ou de suivi manquent
Certaines fonctionnalités dépendent de la configuration du projet (par ex., modèles de référence, types de suivi). Si vous attendez quelque chose qui n’est pas présent, demandez à votre administrateur.
Les enquêtes ne s’ouvrent pas ou ne se soumettent pas
Confirmez que vous êtes dans le bon dossier et que l’enquête est toujours dans un état « demandé » ou « ouverte ». Si cela échoue toujours, contactez le support ou votre administrateur.
La page est lente ou ne se charge pas
Actualisez la page et réessayez. Si le problème persiste, essayez un autre navigateur ou appareil et contactez l’informatique si nécessaire.
Obtenir de l’aide
De la part de votre organisation
Superviseur ou chef d’équipe: Pour les questions sur le flux de travail, le statut et l’affectation.
Administrateur de projet ou système: Pour l’accès, les nouveaux statuts, types de documents et paramètres du projet.
Informatique ou support: Pour les problèmes de connexion, erreurs et problèmes techniques.
Dans l’application
Utilisez ce guide ou d’autres dans cette base de connaissances comme référence lorsque vous n’êtes pas sûr de ce que vous pouvez faire en tant qu’utilisateur de soins.
Ce que seuls les administrateurs peuvent faire
Si vous avez besoin de l’un des éléments suivants, vous devrez contacter un administrateur :
Ajouter ou supprimer des utilisateurs d’un projet ; changer les rôles ou les autorisations.
Créer ou modifier des projets, des flux de statut ou des types de documents.
Modifier les paramètres du projet ou du réseau.
Gérer l’équipe, les contributeurs ou les fichiers du projet dans CS Care.
Référence rapide
Voir ma charge de travail
Aperçu → statistiques ; Dossiers → filtre « Assigné à moi »
Trouver un dossier
Dossiers → recherche et filtres
Changer de statut
Ouvrir le dossier → champ Statut
Assigner un dossier
Ouvrir le dossier → champ Affectation
Ajouter une référence
Ouvrir le dossier → Références → Ajouter une référence
Programmer un suivi
Ouvrir le dossier → Références → Ajouter un suivi
Ajouter une note
Ouvrir le dossier → Notes
Téléverser un document
Ouvrir le dossier → Fichiers → Téléverser
Compléter une enquête
Ouvrir le dossier → Enquêtes → ouvrir l’enquête demandée
Clôturer un dossier
Ouvrir le dossier → définir le statut sur Fermé (et le motif si requis)
Vous êtes prêt à utiliser CS Care pour la gestion quotidienne des dossiers. Pour tout ce qui nécessite une configuration par un administrateur ou le projet, contactez votre administrateur.
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